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南京茶会策划及执行文稿
编辑:南京市江宁区秦风茶艺工作室   发布时间:2018-03-08

南京茶会策划及执行文稿

茶会策划是指在进行茶会具体准备之前,对茶会目的、茶会名称、举办的规模、参加对象、举办时间、地点、茶会的性质、形式、经费预算及运作方式等所进行的一种具体设计。茶会策划是茶会实务的首要内容。
一.策划方式
1、自上而下的方式。此类策划,一般先由上级领导将茶会的目的等大致要求以口头或文字的形式传达给具体策划人,然后,由具体策划人根据上级领导的原则要求,设计出具体的策划方案,最后再送领导审定。
2、自下而上的方式。此类策划,通常是由具体的策划人根据需要,首先策划出茶会的内容,然后将茶会的具体策划方案递交给领导。最后再由领导修改、审定。
3、集体设计方式。此类策划,一般是由领导和参加会议的人员,共同对茶会的举办进行具体策划。
二.策划方案
策划方案指茶会所要举办的全部形式与内容,并对其每一项提出具体的实施方法和计划。
1、茶会方案的基本内容。主要有目的、名称、规模、对象、时间、地点、物品清单、经费预算等。
2、茶会的举办形式。主要有座谈、游园、分组、展示、表演,或其中几项结合等。
3、茶会的实施方法。是指由哪些人,按照什么要求,在什么时间,以何种方式去实施安排。
4、茶会的实施计划。是指对各项准备工作,在时间上列出先后进行的顺序安排。

以上为策划及执行部分,南京茶会策划
三.方案材料准备
方案材料准备是指根据具体的策划方案,以文字的形式进行的分别表述。方案材料一般有两类,一类是在一份文字材料中,将各项方案的内容加以总体表述;另一类是在多份文字材料中,对方案的每一项具体内容进行单独的表述。前者一般适用于小型的茶会,后者则适用于大型的茶会。
大型茶会的文字方案材料一般由以下几种具体文件组成:
1、申请报告。申请报告是获得上级或有关部门最终批准的重要文件。它的具体表述内容为:报告的题目(如“关于举办2006年茶艺交流茶会的报告”),报告的对象(即向谁报告),茶会的意义、作用与目的,茶会举办的时间与地点,茶会的主要举办形式,茶会的参加人员,申请报告的目的,申请报告人或申请报告机构署名,申请报告递交时间。
2、参会人员名单。参会人员名单包括两部分:一是出席茶会的正式人员名单;二是茶会的全体工作人员名单。这样有助于各类文件、物品的准备,以及具体经费的核算。
3、组委会机构与成员名单。组委会是一种专门性的临时机构,一般专用于某个大型会议的操办。有实际工作的人员和无实际工作的名誉人员,都要列入其中。每个机构均有结构的系统与分工。茶会的组委会下设各个具体的工作部门,并将具体的工作人员列入其中。
4、茶会实施方案书。茶会实施方案书的内容主要包括:具体的各项准备工作内容及时间、地点、数量、要求和具体的执行人员。茶会的实施方案书,通常是以表格的方式表述,这样可以让人一目了然。
5、参会人员通知。在所有会议文件中,会议通知虽是最简单的一种,但它又是在会议之前最先和与会者联系,并决定被通知者是否参会的重要途径和方式。因此,在通知的有关会议性质、会议内容、举办时间与地点等的文字上,不能有丝毫错误。最后,还要写上通知者的电话号码,以便及时进行交流与联系。
6、茶会议程安排。茶会议程是茶会内容的安排顺序。它包括从会议主持人到所有在会议中有所表现者的人员名单都要具体注明,并写出他们各自的表现内容(见图4-8)。茶会议程安排的特点,通常是贺词、主题发言等排在前面,茶
艺表演等演出排在中间,最后是自由发言或讨论。因贺词、主题发言和演出等是必须进行的内容,它相对受到一定时间的限制;而自由发言是非必须进行的内容,它相对不受时间的限制,这样便于对茶会的安排进行总体的灵活把握。
7、物品采购清单。物品采购清单体现茶会的全部物质准备内容,它要求在物品的种类、单价、数量、质量等内容上具有相对的准确性。考虑到一定的损耗因素,在数量上可略为增加。
8、茶会宣传、使用的图文材料内容样式。茶会的吸引力,在一定程度上依赖于反映茶会内容的宣传、使用的图文材料。其图片的起初、生动和图文设计的创意效果,以及使用性材料的方便、可读,是图文材料成功设计的关键。好的茶会宣传材料,不仅体现茶会的档次、品位与影响,它本身也是一种艺术品,会得到与会者的欢迎并被收藏。
9、茶会经费预算。茶会经费预算是茶会总收支的基本估算。它的原则要求,一是支出范围要基本囊括,支出项目要基本全面;二是估算数字要略大于支出的数字;三是有可能的收入数字要小于估算的数字。
三.策划认定
策划认定,即由主管部门或主管领导对策划方案内容的审定和批准。
策划认定,首先要进行方案材料申报。申报材料涉及哪个部门,就要向哪个部门申报。如行政部门、财务部门、外事部门、宣传部门等。在报批过程中,如审批部门对方案内容提出意见时,要及时进行修改。待所涉部门完全审批后,方可按审批后的各项方案内容实施茶会的具体准备。

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